Überwachte Ordner
Ordner auf dem Server mit LOKI verbinden, sodass neue und geänderte Dateien automatisch übernommen werden.
Ein überwachter Ordner verbindet LOKI mit einem Ordner auf dem Server, zum Beispiel einem eingebundenen Netzlaufwerk. LOKI übernimmt alle Dateien darin und hält sie aktuell:
- Neue Dateien werden hinzugefügt.
- Geänderte Dateien werden neu verarbeitet.
- Verschobene oder umbenannte Dateien erkennt LOKI wieder und verarbeitet sie nicht neu.
- Gelöschte Dateien entfernt LOKI auch aus seinen Dokumenten.
LOKI liest den Ordner nur. An den Dateien auf dem Server ändert es nichts.
Überwachte Ordner verwalten nur Administratoren.
Einen Ordner anlegen
Formular öffnen
Klicken Sie unter Überwachte Ordner auf Neu anlegen.
Ordner wählen
Klicken Sie auf Server-Ordner durchsuchen…. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und klicken Sie auf Diesen Ordner wählen. Welche Ordner zur Auswahl stehen, legt der Betreiber der Appliance fest.
Gruppen wählen
Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen. Jede Datei des Ordners wird für diese Gruppen freigegeben.
Unterordner einbeziehen
Haken Sie Unterordner einbeziehen an, wenn auch Dateien in Unterordnern übernommen werden sollen. Sonst übernimmt LOKI nur die Dateien direkt im gewählten Ordner.
Erstellen
Klicken Sie auf Überwachten Ordner erstellen. Die Dateien erscheinen sofort in der Dokumentliste als Ausstehend (oder Nicht unterstützter Dateityp) und werden dann im Hintergrund verarbeitet.
Gruppen und Unterordner später nicht änderbar
Pfad, Gruppen und die Einstellung für Unterordner lassen sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Soll sich daran etwas ändern, löschen Sie den Ordner samt seinen Dokumenten und legen ihn neu an. LOKI verarbeitet die Dateien dann erneut.
Systemdateien wie desktop.ini, Thumbs.db oder .DS_Store und Papierkorb-Ordner
übernimmt LOKI automatisch nicht.
Synchronisieren
Damit LOKI Änderungen im Ordner bemerkt, muss es ihn synchronisieren:
- Jetzt synchronisieren in der Zeile eines Ordners synchronisiert diesen einen Ordner.
- Alle synchronisieren über der Liste synchronisiert alle Ordner.
Die Synchronisierung läuft im Hintergrund; Sie können das Dashboard währenddessen weiter nutzen. Ob LOKI überwachte Ordner zusätzlich automatisch nach Zeitplan synchronisiert, legt der Betreiber der Appliance fest.
Schutz vor versehentlichem Löschen
Findet LOKI einen Ordner auf einmal leer, oder würde eine Synchronisierung einen großen Teil der Dateien entfernen, bricht sie ab, ohne etwas zu löschen. Das schützt Ihre Dokumente, wenn zum Beispiel ein Netzlaufwerk vorübergehend nicht erreichbar ist. Der Lauf erscheint dann mit Status Fehler im Verlauf.
Die Ordnerliste
Für jeden Ordner sehen Sie:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Ordnerpfad | der Ordner auf dem Server |
| Gruppen | wer die Dateien des Ordners sieht |
| Rekursiv | ob Unterordner einbezogen werden |
| Dokumente | wie viele Dateien durchsuchbar sind |
| Fehler | wie viele Dateien nicht verarbeitet werden konnten |
| Zuletzt synchronisiert | wann LOKI den Ordner zuletzt abgeglichen hat |
Haben Dateien den Status Fehler, zeigt ein roter Hinweis über der Liste ihre Zahl. Den Grund sehen Sie in der Dokumentliste des Ordners. LOKI versucht eine fehlgeschlagene Datei erneut, sobald sie sich auf dem Server ändert.
Die Dateien eines Ordners
Klicken Sie auf einen Ordner, um seine Dateien als Ordnerbaum zu sehen, mit Suche und Filtern wie in der Dokumentliste. Fahren Sie über das Fehlersymbol einer Datei, um den Fehlergrund zu sehen.
Ausgeschlossene Dateien und Ordner
Manche Dateien sollen nicht in LOKI, etwa ein Archiv-Unterordner. So schließen Sie sie aus:
- Einen Unterordner ausschließen: Klicken Sie im Ordnerbaum beim Unterordner auf den Papierkorb und bestätigen Sie. LOKI entfernt alle Dokumente darin und übernimmt den Unterordner künftig nicht mehr.
- Eine einzelne Datei ausschließen: Löschen Sie das Dokument unter Dokumente. LOKI merkt sich die Datei und übernimmt sie künftig nicht mehr.
Ausgeschlossenes steht auf der Ordnerseite unter Ausgeschlossene Ordner und Ausgeschlossene Dateien. Mit dem × an einem Eintrag (Bei zukünftigen Synchronisierungen wieder einschließen) holen Sie ihn zurück.
Einen Ordner löschen
- Klicken Sie in der Ordnerliste auf den Papierkorb.
- Entscheiden Sie, ob Sie Auch alle … synchronisierten Dokumente aus diesem Ordner
löschen anhaken:
- Angehakt: Alle Dokumente des Ordners verschwinden aus LOKI.
- Nicht angehakt: Bereits verarbeitete Dokumente bleiben mit ihren Gruppen erhalten, werden aber nicht mehr aktualisiert. Dateien, die noch warten oder fehlgeschlagen sind, entfernt LOKI in jedem Fall.
- Bestätigen Sie mit Löschen.
Sync-Status und Verlauf
Unter der Ordnerliste zeigt Sync-Status die letzten Synchronisierungsläufe. Dieselbe Ansicht gibt es für Microsoft 365 und SharePoint.
Jeder Lauf zeigt seinen Status (Läuft…, Erfolgreich oder Fehler) und was er getan hat:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| hinzugefügt | neue Dateien |
| aktualisiert | geänderte Dateien |
| entfernt | Dateien, die an der Quelle verschwunden sind |
| unverändert | Dateien ohne Änderung |
| verschoben | Dateien, die nur ihren Ort oder Namen geändert haben |
| Datei(en) fehlgeschlagen | Dateien, die nicht verarbeitet werden konnten |
Ein Lauf kann Erfolgreich sein, obwohl einzelne Dateien fehlgeschlagen sind. Unter Verlauf sehen Sie die früheren Läufe mit Zeitpunkt, Ergebnis und gegebenenfalls dem Grund eines Fehlers.
„Ein Lauf hält gerade“
Es läuft immer nur eine Synchronisierung je Quelle gleichzeitig. Starten Sie eine zweite, zeigt LOKI „Ein Lauf hält gerade“ und wie lange schon. Arbeitet der Lauf noch, warten Sie einfach. Hängt er, etwa nach einem Neustart der Appliance, klicken Sie auf Sperre lösen und neu starten. LOKI hält das in den Aktivitäten fest. Ein abgebrochener Lauf gibt die Sperre spätestens nach etwa einer Stunde von selbst frei.