Grundbegriffe
Rollen, Gruppen, Freigaben, Werkzeuge und Modelle – wie LOKI entscheidet, wer was sieht und darf.
Diese Seite erklärt die Begriffe, die im Chat und im Dashboard immer wieder vorkommen. Wenn Sie verstehen, wie Gruppen und Freigaben zusammenspielen, können Sie fast jede Frage der Art „Warum findet LOKI dieses Dokument nicht?“ selbst beantworten.
Rollen
Jedes Benutzerkonto hat eine von drei Rollen. Die Rolle ergibt sich aus den Einstellungen des Kontos und den Gruppen, in denen es ist.
| Rolle | Wie man sie bekommt | Was sie darf |
|---|---|---|
| Benutzer | Standard für jedes Konto | Den Chat nutzen. Das Dashboard ist gesperrt. |
| Verwalter | Als Manager in mindestens einer Gruppe eingetragen | Den Chat nutzen. Im Dashboard die Dokumente der eigenen Gruppen hochladen, freigeben und löschen sowie die Übersicht ansehen. |
| Administrator | Im Konto ist Administrator angehakt | Das gesamte Dashboard: Benutzer, Gruppen, Werkzeuge, Quellen, Modelle, Compliance und Updates. |
Administratoren chatten nicht
Administratorkonten sind für die Verwaltung gedacht. Im Chat erhalten sie keine Werkzeuge und damit keinen Zugriff auf Dokumente; wer den Chat öffnet, wird zum Dashboard weitergeleitet. Wer LOKI als Administrator auch selbst nutzen möchte, braucht dafür ein zweites Konto ohne Administratorrechte.
Gruppen
Gruppen bündeln Personen, die dieselben Dokumente sehen und dieselben Werkzeuge nutzen sollen, zum Beispiel „Vertrieb“ oder „Personalabteilung“. LOKI kennt zwei Arten:
- LOKI-Gruppen legen Administratoren im Dashboard an und pflegen dort auch die Mitglieder.
- Microsoft-Gruppen übernimmt LOKI regelmäßig aus Microsoft Entra ID, wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 angebunden hat. Ihre Mitglieder werden in Microsoft gepflegt, nicht in LOKI. Im Dashboard können Sie diesen Gruppen nur Werkzeuge zuweisen.
In einer LOKI-Gruppe ist jede Person entweder Mitglied oder Manager:
- Mitglieder sehen die Dokumente der Gruppe und nutzen ihre Werkzeuge.
- Manager können zusätzlich die Dokumente der Gruppe im Dashboard verwalten. Das macht sie zu Verwaltern.
Eine Person kann in mehreren Gruppen sein. Sie sieht dann alles, was mindestens eine ihrer Gruppen sieht, und nutzt alle Werkzeuge, die mindestens eine ihrer Gruppen hat.
Freigaben: wer welches Dokument findet
Jedes Dokument ist für eine oder mehrere Gruppen freigegeben. Im Chat findet eine Person nur Dokumente, die für mindestens eine ihrer Gruppen freigegeben sind. Alle anderen Dokumente existieren für sie nicht: LOKI zitiert sie nicht und erwähnt sie nicht.
Woher die Freigabe kommt, hängt davon ab, wie das Dokument zu LOKI gelangt ist:
| Herkunft | Wer legt die Freigabe fest |
|---|---|
| Im Dashboard hochgeladen | Die Person, die hochlädt, wählt die Gruppen. Später lassen sie sich im Dashboard ändern. |
| Überwachter Ordner | Die Gruppen, die beim Ordner eingetragen sind, gelten für jede Datei darin. |
| SharePoint | LOKI liest die Berechtigungen aus SharePoint. Wer eine Datei in SharePoint öffnen darf, findet sie auch in LOKI. Lässt sich eine Berechtigung nicht eindeutig zuordnen, ist LOKI strenger als SharePoint, nie großzügiger. |
Freigabe allein reicht nicht
Damit eine Person im Chat Dokumente durchsuchen kann, braucht eine ihrer Gruppen außerdem das Werkzeug Dokumentensuche (für SharePoint: SharePoint-Suche). Ohne dieses Werkzeug findet sie keine Dokumente, auch keine freigegebenen.
Werkzeuge
Werkzeuge sind die Fähigkeiten, die LOKI im Chat für eine Person einsetzen darf. Jedes Werkzeug steht nur den Gruppen zur Verfügung, denen ein Administrator es zugewiesen hat. Es gibt kein Werkzeug, das automatisch für alle gilt.
| Werkzeug | Was LOKI damit tut |
|---|---|
| Dokumentensuche | Durchsucht die freigegebenen Dokumente aus Uploads und überwachten Ordnern. |
| SharePoint-Suche | Durchsucht Dateien aus SharePoint, auf die die Person Zugriff hat. |
| Outlook-E-Mails | Liest und durchsucht das eigene Outlook-Postfach der Person, nur lesend. |
| Websuche und Webseite abrufen | Sucht im Internet und liest öffentliche Webseiten. |
| Python ausführen | Rechnet und erstellt Diagramme. Läuft abgeschottet ohne Netzwerkzugang. |
| Langzeitgedächtnis | Merkt sich Fakten und Vorlieben über Chats hinweg. |
Zusätzlich können Administratoren einzelne Datenbanken für Gruppen freigeben. LOKI liest daraus dann nur, ändert aber nichts.
Jede Person kann Werkzeuge, die sie hat, für sich selbst abschalten (siehe Datenquellen und Werkzeuge). Hinzufügen kann sie keine.
Lokales Modell und Cloud-Modelle
Die Antworten im Chat schreibt ein KI-Sprachmodell. LOKI bringt ein eigenes Modell mit, das auf der LOKI-Appliance läuft und im Chat Loki heißt. Es ist immer verfügbar und hat kein Nutzungslimit.
Administratoren können zusätzlich Modelle von Cloud-Anbietern wie Anthropic, OpenAI, Google oder Mistral einbinden. Wählt jemand im Chat ein solches Modell, gilt:
- Der Chat zeigt deutlich „Cloud-Modell aktiv“ mit dem Hinweis, dass Nachrichten und hochgeladene Dokumente an einen externen Anbieter gesendet werden.
- Jede Anfrage an ein Cloud-Modell wird im Dashboard protokolliert.
- Administratoren können Nutzungslimits je Anbieter festlegen. Ist ein Limit erreicht, wechselt der Chat automatisch zum lokalen Modell.
- Compliance-Richtlinien können vertrauliche Angaben wie Namen oder IBANs vor dem Versand erkennen und schwärzen, blockieren oder nachfragen (siehe Compliance).
Was die LOKI-Appliance verlässt
Grundsätzlich verarbeitet LOKI Ihre Dokumente und Fragen auf der Appliance: Texterkennung, Suche, Antworten des lokalen Modells, Spracheingabe und Berechnungen. Daten verlassen das Gerät nur in diesen Fällen:
| Wann | Was |
|---|---|
| Ein Cloud-Modell ist ausgewählt | Die Nachrichten des Chats und die Inhalte, die LOKI dafür heranzieht, gehen an den Anbieter. |
| Die Websuche wird genutzt | Suchbegriffe gehen an öffentliche Suchmaschinen; LOKI ruft öffentliche Webseiten ab. |
| Microsoft 365 ist angebunden | LOKI ruft Gruppen, SharePoint-Dateien und gegebenenfalls E-Mails bei Microsoft ab. |
| Eine E-Mail wird verschickt | Links zum Zurücksetzen des Passworts und weitergeleitetes Feedback versendet LOKI über einen externen E-Mail-Dienst. |
| Updates und Wartung | Die Appliance lädt neue Versionen von ignaite und ist für die Gerätewartung mit ignaite verbunden. |
Was LOKI speichert
- Chats bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen. Ein gelöschter Chat verschwindet aus Ihrer Liste und lässt sich nicht wiederherstellen. Endgültig aus der Datenbank entfernt werden die Nachrichten, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird.
- Dateien, die Sie im Chat anhängen, und Bildschirmfotos aus Feedback löscht LOKI nach einer Aufbewahrungsfrist, standardmäßig 90 Tagen. Name und Dateityp bleiben sichtbar.
- Erinnerungen bleiben, bis Sie sie selbst löschen (siehe Erinnerungen).
- Dokumente bleiben, bis sie im Dashboard gelöscht oder an der Quelle entfernt werden.