Benutzer
Benutzerkonten anlegen, bearbeiten, Passwörter setzen, Konten sperren und löschen.
Unter Benutzer verwalten Administratoren alle Konten. Verwalter sehen diesen Bereich nicht.
Konten entstehen auf zwei Wegen:
- Von Hand: Ein Administrator legt das Konto im Dashboard an und vergibt ein Passwort.
- Über Microsoft: Ist die Microsoft-Anmeldung eingerichtet, entsteht das Konto automatisch, wenn sich eine Person zum ersten Mal mit Microsoft anmeldet. Ein Passwort in LOKI hat es nicht.
Eine Einladungs-E-Mail verschickt LOKI nicht. Teilen Sie neuen Personen die Adresse des Chats, ihren Benutzernamen und ihr Passwort selbst mit.
Ein Konto anlegen
Formular öffnen
Klicken Sie unter Benutzer auf Neu anlegen.
Angaben eintragen
- Benutzername: damit meldet sich die Person an, zum Beispiel
maxmustermann. - E-Mail: Pflichtfeld. An diese Adresse schickt LOKI den Link, wenn die Person ihr Passwort vergessen hat. Jede Adresse darf nur einmal vorkommen.
- Administrator: nur einschalten, wenn die Person das ganze Dashboard verwalten soll. Administratoren erhalten im Chat keine Werkzeuge (siehe Grundbegriffe).
- Gruppe: optional eine erste Gruppe, in die die Person als Mitglied kommt. Weitere Gruppen fügen Sie später unter Gruppen hinzu. Für Administratoren ist das Feld gesperrt.
- Passwort und Passwort bestätigen: mindestens 8 Zeichen.
Konto erstellen
Klicken Sie auf Benutzer erstellen. Nach „Benutzer … erfolgreich erstellt!“ bleibt das Formular offen, sodass Sie gleich das nächste Konto anlegen können.
Ohne Gruppe kein Zugriff
Ein neues Konto ohne Gruppe sieht im Chat nur „Kein Zugriff“. Erst eine Gruppe mit Dokumenten und Werkzeugen macht LOKI für die Person nutzbar.
Wählen Sie ein Passwort, das nicht nur aus Ziffern besteht, nicht häufig verwendet wird und nicht dem Benutzernamen ähnelt. Bitten Sie die Person, es nach der ersten Anmeldung über Passwort vergessen? durch ein eigenes zu ersetzen.
Die Benutzerliste
Alle Benutzer zeigt jedes Konto mit Benutzername, E-Mail, ob es ein Administrator ist und ob es mit Microsoft verbunden ist. Mit Benutzer suchen… finden Sie Konten nach Name oder E-Mail; unter Filter schränken Sie nach Rolle ein.
Klicken Sie auf ein Konto, um seine Detailseite zu öffnen.
Ein Konto bearbeiten
- Klicken Sie in der Liste auf den Stift (Bearbeiten) neben dem Konto.
- Ändern Sie Benutzername, E-Mail oder Administrator.
- Um ein neues Passwort zu setzen, tragen Sie es unter Neues Passwort ein. Lassen Sie das Feld leer, bleibt das bisherige Passwort.
- Klicken Sie auf Speichern.
So helfen Sie auch Personen, die ihr Passwort vergessen haben und keine E-Mail erhalten.
Ihre eigenen Administratorrechte können Sie sich nicht entziehen. Konten, die über Microsoft entstanden sind, erhalten kein LOKI-Passwort; sie melden sich immer über Microsoft an.
Die Detailseite eines Kontos
Die Detailseite hat drei Reiter.
Konto
Zeigt E-Mail, Rolle, Status und Microsoft-Verbindung, dazu die LOKI-Gruppen und Microsoft-Gruppen der Person. Hier sperren und löschen Sie das Konto.
Zugriff
Beantwortet die Frage „Was sieht diese Person eigentlich?“:
- Sichtbare Dokumente: jedes Dokument, das die Person im Chat finden kann, mit Herkunft (LOKI oder SharePoint) und der Gruppe, über die sie Zugriff hat.
- Nutzbare Werkzeuge: jedes Werkzeug, das die Person nutzen darf, und die Gruppe, über die sie es hat.
Diese Ansicht ist der schnellste Weg, wenn sich jemand meldet, weil LOKI ein Dokument nicht findet. Geändert wird der Zugriff nicht hier, sondern über Gruppen.
Aktivität
Zeigt für die letzten 7 Tage, 30 Tage oder 3 Monate, wie viele Chats und Anfragen die Person hatte und wie viele Dokumente sie hochgeladen, geändert oder gelöscht hat. Inhalte von Chats sind hier nicht zu sehen.
Ein Konto sperren oder löschen
| Konto deaktivieren | Benutzer löschen | |
|---|---|---|
| Anmelden | nicht mehr möglich | nicht mehr möglich |
| Chats | bleiben erhalten | werden endgültig gelöscht |
| Rückgängig | jederzeit mit Konto aktivieren | nicht möglich |
Für Personen, die das Unternehmen verlassen oder vorübergehend keinen Zugang haben sollen, ist Konto deaktivieren meist die richtige Wahl.
So geht's:
- Öffnen Sie die Detailseite des Kontos, Reiter Konto.
- Klicken Sie auf Konto deaktivieren, oder unter Gefahrenzone auf Benutzer löschen und bestätigen Sie.
Ein deaktiviertes Konto trägt den Hinweis Deaktiviert. Beim Deaktivieren trennt LOKI außerdem die Verbindung zu Microsoft. Ihr eigenes Konto können Sie weder deaktivieren noch löschen.
Microsoft-Konten
Wird ein Konto in Microsoft Entra ID gesperrt oder gelöscht, verliert es in LOKI alle Rechte, die es über Microsoft-Gruppen hatte, sobald der nächste Abgleich gelaufen ist. Das LOKI-Konto selbst bleibt aktiv, mit den Rechten aus LOKI-Gruppen. Um den Zugang ganz zu sperren, deaktivieren Sie das Konto zusätzlich in LOKI.