SharePoint
SharePoint-Bibliotheken und -Ordner in LOKI übernehmen – mit den Berechtigungen aus SharePoint.
Mit der SharePoint-Integration durchsucht LOKI Dokumente aus SharePoint-Websites. Sie wählen Bibliotheken oder Ordner aus; LOKI übernimmt die Dateien darin und hält sie aktuell. Wer eine Datei sehen darf, liest LOKI direkt aus SharePoint. Gruppen wählen Sie dafür nicht aus.
Die Einstellungen finden Sie unter Integrationen auf der Karte SharePoint. Nur Administratoren haben Zugriff.
Voraussetzungen
- Microsoft 365 ist verbunden (siehe Microsoft 365).
- Die App-Registrierung hat in Microsoft Graph die Anwendungsberechtigung Sites.Read.All (oder Sites.Selected) mit Administratorzustimmung. Fehlt sie, zeigt die SharePoint-Seite einen Hinweis, und LOKI synchronisiert nichts.
- Ein Client-Zertifikat ist hinterlegt. Ohne Zertifikat läuft die Synchronisierung zwar, aber nicht vollständig (siehe unten).
- Die Personen, die SharePoint-Dokumente finden sollen, melden sich mit Microsoft an. Sie erhalten dabei automatisch das Werkzeug SharePoint-Suche.
Warum das Zertifikat wichtig ist
In SharePoint werden Dateien oft über Websitegruppen geteilt, etwa „Mitglieder von Projekt X“. Wer in einer solchen Gruppe ist, kann LOKI nur mit einem Client-Zertifikat erfahren. Ohne Zertifikat sieht eine Datei, die nur über eine Websitegruppe geteilt ist, in LOKI niemand. LOKI zeigt dann den Hinweis „SharePoint-Websitegruppen lassen sich nur mit einem Client-Zertifikat auflösen“ mit dem Link Zertifikat hinzufügen.
Achten Sie auch auf das Ablaufdatum des Zertifikats; das Dashboard warnt 30 Tage vorher (siehe Microsoft 365).
Eine Quelle hinzufügen
Reiter „Quellen“ öffnen
Öffnen Sie Integrationen › SharePoint, Reiter Quellen.
Ordner auswählen
Es gibt zwei Wege:
- Klicken Sie auf SharePoint durchsuchen, suchen Sie die Website, wählen Sie eine Bibliothek und gegebenenfalls einen Unterordner, und klicken Sie auf Diese Bibliothek wählen bzw. Diesen Ordner wählen.
- Oder kopieren Sie in SharePoint mit Link kopieren den Link des Ordners oder der Bibliothek und fügen ihn unter SharePoint-Link ein.
Namen prüfen
Beim Durchsuchen füllt LOKI den Name automatisch aus. Ändern Sie ihn bei Bedarf, zum Beispiel in „Teamseite — Allgemein“.
Quelle hinzufügen
Klicken Sie auf Quelle hinzufügen. LOKI beginnt mit der ersten Übernahme.
Dateien über 50 MB übernimmt LOKI nicht; sie erscheinen mit dem Status Nicht unterstützter Dateityp.
Die erste Übernahme
Bei einer neuen Quelle listet LOKI zuerst alle Dateien auf und verarbeitet sie dann in Etappen. In der Spalte Synchronisiert am sehen Sie währenddessen den Fortschritt, etwa „Erstindexierung: 120 von 800“. Bei großen Bibliotheken kann das Stunden dauern. Die wartenden Dateien erscheinen erst in der Dokumentliste, wenn sie an der Reihe sind.
Wie LOKI aktuell bleibt
Nach der ersten Übernahme gleicht LOKI jede Quelle automatisch ab:
- etwa alle 15 Minuten die Änderungen: neue, geänderte, verschobene und gelöschte Dateien sowie geänderte Berechtigungen.
- einmal täglich vollständig, einschließlich aller Berechtigungen.
Sie müssen dafür nichts tun. Mit Jetzt synchronisieren im Reiter Synchronisierung stoßen Sie einen Abgleich sofort an.
LOKI liest SharePoint nur. In SharePoint ändert LOKI nichts.
Die Quellenliste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Name und Pfad der Quelle |
| Dokumente | wie viele Dateien durchsuchbar sind |
| Aktiv | Nehmen Sie den Haken heraus, findet niemand mehr die Dokumente dieser Quelle, bis Sie ihn wieder setzen. In der Dokumentliste tragen sie dann den Hinweis Quelle deaktiviert. |
| Synchronisiert am | letzter Abgleich, während der ersten Übernahme der Fortschritt |
Mit dem Papierkorb löschen Sie eine Quelle.
Eine Quelle löschen entfernt ihre Dokumente
Alle Dokumente der Quelle werden aus LOKI gelöscht. In SharePoint bleibt alles unverändert. Wollen Sie eine Quelle nur vorübergehend ausblenden, nehmen Sie stattdessen den Haken bei Aktiv heraus.
Berechtigungen aus SharePoint
LOKI übernimmt für jede Datei, welche Microsoft-Konten und -Gruppen sie in SharePoint öffnen dürfen. Dieselben Personen finden sie in LOKI. Ändern Sie eine Berechtigung in SharePoint, übernimmt LOKI das beim nächsten Abgleich.
Lässt sich eine Berechtigung nicht eindeutig einer Person oder Gruppe zuordnen, gibt LOKI die Datei nicht frei. LOKI ist dann strenger als SharePoint, nie großzügiger.
Im Reiter Synchronisierung zeigt jeder Lauf neben den üblichen Zahlen (siehe Sync-Status) diese Angaben:
| Angabe | Bedeutung | Was tun |
|---|---|---|
| ungelöst | Berechtigungseinträge, die LOKI keinem Microsoft-Konto zuordnen konnte, etwa SharePoint-„Besucher“-Gruppen. Die Datei ist in LOKI strenger freigegeben als in SharePoint. | Kein Fehler. Nur handeln, wenn Personen Dateien vermissen. |
| nicht auffindbar (rot) | Dateien, die in SharePoint geteilt sind, in LOKI aber niemand sehen darf, meist weil die Freigabe nur eine Websitegruppe nennt. Sie erscheinen in keiner Antwort. | Prüfen Sie, ob ein gültiges Client-Zertifikat hinterlegt ist. |
| Rechte-Ereignisse | Berechtigungsänderungen, die SharePoint seit dem letzten Lauf gemeldet hat. | Nichts. |
| Rechteprotokoll ungelesen (rot) | Der Lauf konnte die Berechtigungsänderungen nicht lesen, meist weil das Zertifikat fehlt. Entzogene Rechte bemerkt LOKI dann erst beim täglichen vollständigen Abgleich, also bis zu 24 Stunden später. | Client-Zertifikat hinterlegen oder erneuern. |
Fehlgeschlagene Dateien versucht LOKI bei den nächsten Abgleichen erneut. Scheitert eine Datei dreimal hintereinander, erhält sie den Status Fehler, bis sie sich in SharePoint ändert.