Gruppen
Gruppen anlegen, Mitglieder und Manager zuordnen und festlegen, welche Werkzeuge eine Gruppe nutzen darf.
Gruppen sind der zentrale Hebel in LOKI: Über sie legen Sie fest, wer welche Dokumente sieht, wer welche Werkzeuge nutzt und wer Dokumente verwalten darf. Wie das zusammenspielt, erklärt Grundbegriffe. Gruppen verwalten nur Administratoren.
Eine Gruppe planen
Bevor Sie Gruppen anlegen, lohnt sich ein kurzer Plan:
- Nach Zugriff schneiden, nicht nach Organigramm. Eine Gruppe sollte Personen bündeln, die dieselben Dokumente sehen dürfen. Oft passt das zu Abteilungen, nicht immer.
- Eine Person darf in mehreren Gruppen sein. Eine breite Gruppe für allgemeine Dokumente wie Richtlinien und zusätzlich kleine Gruppen für vertrauliche Bereiche sind oft einfacher als viele überlappende Gruppen.
- Werkzeuge mitdenken. Ohne Dokumentensuche findet eine Gruppe keine Dokumente, auch wenn welche für sie freigegeben sind.
Microsoft-Gruppen
Hat Ihr Unternehmen Microsoft 365 angebunden, übernimmt LOKI die Gruppen aus Microsoft Entra ID automatisch. Sie erscheinen unter Gruppen im Bereich Microsoft-Gruppen. Ihre Mitglieder pflegen Sie in Microsoft, nicht in LOKI. Hier weisen Sie ihnen nur Werkzeuge zu.
Eine Gruppe anlegen
Formular öffnen
Klicken Sie unter Gruppen auf Neu anlegen.
Name vergeben
Geben Sie einen eindeutigen Name ein. Wählen Sie ihn mit Bedacht: Umbenennen lässt sich eine Gruppe später nicht.
Benutzer und Manager wählen
Haken Sie unter Benutzer die Mitglieder und unter Manager die Personen an, die die Dokumente der Gruppe verwalten sollen. Eine Person ist in einer Gruppe entweder Mitglied oder Manager. Manager sehen die Dokumente der Gruppe ebenfalls. Administratoren stehen nicht zur Auswahl.
Werkzeuge wählen
Haken Sie unter Werkzeuge an, was die Mitglieder im Chat nutzen dürfen. Was Sie hier nicht anhaken, steht der Gruppe nicht zur Verfügung.
Gruppe erstellen
Klicken Sie auf Gruppe erstellen. Benutzer, Manager und Werkzeuge können Sie danach jederzeit ändern.
Die Gruppenkarte
Alle Gruppen zeigt jede Gruppe als Karte mit der Zahl ihrer Benutzer und Manager. Klappen Sie eine Karte auf, um Benutzer, Manager und Werkzeuge zu sehen. Mit Gruppen suchen… und dem Filter Mitglieder finden Sie Gruppen schneller.
Die Symbole auf der Karte:
| Symbol | Wirkung |
|---|---|
| Benutzer hinzufügen | Öffnet die Liste der verfügbaren Benutzer. Klicken Sie neben einer Person auf Hinzufügen. |
| Benutzer entfernen | Zeigt die Mitglieder; Entfernen nimmt eine Person aus der Gruppe. |
| Manager hinzufügen | Macht Personen zu Managern der Gruppe. Ist die Person schon Mitglied, wird sie zum Manager. |
| Manager entfernen | Nimmt einer Person die Manager-Rolle. |
| Werkzeuge verwalten | Öffnet die Werkzeugauswahl der Gruppe. |
Änderungen an Mitgliedschaften gelten sofort: Beim nächsten Chat sieht eine neue Person die Dokumente der Gruppe, und eine entfernte Person sieht sie nicht mehr.
Werkzeuge einer Gruppe ändern
- Klicken Sie auf der Gruppenkarte auf Werkzeuge verwalten.
- Haken Sie Werkzeuge an oder ab.
Jede Änderung wird sofort gespeichert und wirkt beim nächsten Chat der Mitglieder.
| Bereich | Werkzeug | Hinweis |
|---|---|---|
| Wissen | Dokumentensuche | Ohne sie findet die Gruppe keine Dokumente aus Uploads und überwachten Ordnern. |
| Microsoft 365 | SharePoint-Suche | Nur für Microsoft-Gruppen. Personen, die sich mit Microsoft anmelden, erhalten es bei jeder Anmeldung automatisch. |
| Microsoft 365 | Outlook-E-Mails | Nur für Microsoft-Gruppen, nie automatisch (siehe Outlook). |
| Web & Recherche | Websuche | Suchanfragen gehen an öffentliche Suchmaschinen. |
| Web & Recherche | Webseite abrufen | LOKI liest öffentliche Webseiten, etwa Treffer der Websuche. |
| Erstellen & Auswerten | Python ausführen | Für Berechnungen und Diagramme, abgeschottet ohne Netzwerkzugang. |
| Assistent | Langzeitgedächtnis | Jede Person kann es für sich selbst wieder abschalten. |
Websuche bedeutet: Daten verlassen die Appliance
Mit der Websuche gehen Suchbegriffe, die LOKI aus den Fragen ableitet, an öffentliche Suchmaschinen. Geben Sie sie nur Gruppen, bei denen das in Ordnung ist. Compliance-Regeln können vertrauliche Angaben vorher erkennen (siehe Compliance).
Welche Gruppe welches Werkzeug hat, sehen Sie gesammelt unter Werkzeug-Zugriff.
Werkzeuge für Microsoft-Gruppen
Unter Microsoft-Gruppen hat jede Karte ebenfalls Werkzeuge verwalten. Neue Microsoft-Gruppen erhalten automatisch die Standard-Werkzeuge, die Sie unter Microsoft 365 festlegen.
Mitgliedschaften in Microsoft-Gruppen übernimmt LOKI regelmäßig aus Entra. Wer in Microsoft aus einer Gruppe entfernt wird, behält die Werkzeuge der Gruppe bis zum nächsten Abgleich.
Gruppen löschen
- Wählen Sie unter Gruppen den Eintrag Löschen.
- Haken Sie die Gruppen an. Die Tabelle zeigt, wie viele Benutzer jede Gruppe hat.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche … löschen und bestätigen Sie.
Was beim Löschen einer Gruppe passiert
Die Dokumente der Gruppe bleiben erhalten. Aber alle Mitglieder verlieren den Zugriff auf Dokumente und Werkzeuge, die sie nur über diese Gruppe hatten. Ein Dokument, das nur für diese Gruppe freigegeben war, findet danach niemand mehr im Chat. Geben Sie es vorher für eine andere Gruppe frei.