Dokumente
Dokumente hochladen, für Gruppen freigeben, den Verarbeitungsstand verfolgen und Dokumente löschen.
Unter Dokumente verwalten Sie alles, was LOKI durchsuchen kann. Administratoren sehen alle Dokumente; Verwalter sehen die Dokumente der Gruppen, in denen sie Manager sind.
Dokumente kommen auf drei Wegen zu LOKI: durch Hochladen hier im Dashboard, über überwachte Ordner und über SharePoint. Alle erscheinen in derselben Liste.
Dokumente hochladen
Upload öffnen
Klicken Sie unter Dokumente auf Hinzufügen oder auf der Übersicht auf Hochladen.
Zugriffsgruppen wählen
Klicken Sie unter Zugriffsgruppen eine oder mehrere Gruppen an. Nur Mitglieder dieser Gruppen finden die Dokumente später im Chat. Verwalter sehen hier nur die Gruppen, in denen sie Manager sind. Mindestens eine Gruppe ist Pflicht.
Dateien auswählen
Ziehen Sie die Dateien auf das Feld Dateien hierher ziehen oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen. Sie können mehrere Dateien auf einmal hochladen; jede darf höchstens 50 MB groß sein.
Speichern
Klicken Sie auf Speichern. Jede Datei zeigt ihren Fortschritt und danach Hochgeladen oder Fehlgeschlagen. Nach „Erfolgreich hochgeladen!“ wechselt das Dashboard zur Dokumentliste. Schlägt eine Datei fehl, klicken Sie erneut auf Speichern; bereits hochgeladene Dateien werden nicht doppelt hochgeladen.
Alle Dateien eines Uploads erhalten dieselben Gruppen. Sollen Dateien für unterschiedliche Gruppen freigegeben werden, laden Sie sie in getrennten Durchgängen hoch.
Unterstützte Dateitypen
| Art | Dateiendungen |
|---|---|
| Word | docx, docm, doc, odt, rtf |
| PowerPoint | pptx, pptm, ppt, pps, ppsx |
| Excel | xlsx, xlsm, xls, ods, csv, tsv |
| Outlook-E-Mails | msg, einschließlich der Anhänge |
| Text und Daten | txt, md, log, html, htm, xml, json, yaml, yml, ini, conf |
| Bilder | png, jpg, jpeg, tif, tiff, gif, bmp, webp, svg |
| Audio und Video | mp3, wav, aac, ogg, mp4, mpeg, mov, avi, mkv, wmv, flv, webm |
Andere Dateitypen
Die Dateiauswahl lässt auch andere Dateitypen zu. LOKI kann sie aber nicht verarbeiten, und sie enden mit dem Status Fehler. Prüfen Sie die Endung vor dem Hochladen.
Was LOKI aus einer Datei liest
- Text aus allen Formaten, auch aus gescannten Seiten: LOKI erkennt Text in Bildern und Scans auf Deutsch und Englisch.
- Tabellen mit ihrer Struktur.
- Formeln, die LOKI in eine Textform übersetzt.
- Abbildungen und Diagramme: LOKI beschreibt jede inhaltliche Abbildung in Worten, sodass sie über ihren Inhalt gefunden wird und in Antworten erscheinen kann. Logos, Symbole, Unterschriften, Stempel und sehr kleine Bilder überspringt LOKI.
- Bilder: LOKI liest den Text darin und beschreibt, was zu sehen ist.
- Audio und Video: LOKI wandelt die gesprochene Sprache in Text um.
Der Verarbeitungsstand
Nach dem Hochladen verarbeitet LOKI jedes Dokument im Hintergrund. Erst danach ist es im Chat auffindbar. Hochgeladene Dateien haben dabei Vorrang vor Dateien aus überwachten Ordnern und SharePoint.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Das Dokument wartet auf die Verarbeitung. |
| Wird verarbeitet… | LOKI liest das Dokument und bereitet es für die Suche auf. |
| Bereit | Das Dokument ist im Chat auffindbar. |
| Fehler | Die Verarbeitung ist gescheitert. LOKI hat es bereits mehrmals versucht. |
| Nicht unterstützter Dateityp | Die Datei stammt aus einem überwachten Ordner oder aus SharePoint und kann nicht verarbeitet werden. Sie wird nur angezeigt, damit Sie sehen, dass es sie gibt. |
Wie lange die Verarbeitung dauert, hängt von Umfang und Inhalt ab. Ein kurzes Dokument ist meist nach wenigen Minuten bereit. Große PDF-Dateien mit vielen Abbildungen und Formeln oder viele Dateien auf einmal brauchen deutlich länger, bei großen Mengen auch Stunden.
Die Zahl in Klammern auf der Übersichtsseite zeigt, wie viele Dokumente noch warten oder verarbeitet werden.
Wenn ein Dokument auf „Fehler“ steht
Öffnen Sie das Dokument in der Liste. Administratoren sehen unter Fehlergrund, woran es gescheitert ist. Verwaltern wird der Fehlergrund nicht angezeigt; sie wenden sich an einen Administrator.
Eine Schaltfläche zum erneuten Verarbeiten gibt es nicht. Je nach Herkunft gehen Sie so vor:
- Hochgeladenes Dokument: Löschen Sie es, beheben Sie das Problem (etwa eine beschädigte oder passwortgeschützte Datei) und laden Sie es erneut hoch.
- Datei aus einem überwachten Ordner oder SharePoint: LOKI versucht es automatisch erneut, sobald sich die Datei an der Quelle ändert.
Die Dokumentliste
Die Liste Hochgeladene Dokumente zeigt jedes Dokument mit Datum und der Person, die es hochgeladen hat. System bedeutet, dass das Dokument aus einem überwachten Ordner oder aus SharePoint stammt. Dokumente, die noch nicht bereit sind, sind abgeblendet und zeigen ihren Status statt eines Datums.
- Suchen: Das Feld Dokumente suchen… findet Dokumente über ihren Dateinamen.
- Filtern: Mit Filter schränken Sie nach Dateityp, Status, Hochgeladen von und Zeitraum (Hochgeladen nach, Hochgeladen vor) ein.
- Sortieren: Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Hochgeladen oder Hochgeladen von.
Ein Verbotssymbol mit dem Hinweis Quelle deaktiviert bedeutet: Die SharePoint-Quelle des Dokuments ist abgeschaltet, und niemand findet es, bis sie wieder eingeschaltet wird.
Details und Freigabe eines Dokuments
Klicken Sie auf ein Dokument, um seine Details zu sehen: Status, Gruppen, Datum, wer es hochgeladen hat und woher es stammt. Mit Im Browser öffnen sehen Sie die Datei selbst.
So ändern Sie, welche Gruppen ein Dokument sehen:
- Klicken Sie neben Gruppen auf den Stift (Gruppen bearbeiten).
- Klicken Sie Gruppen an oder ab. Mindestens eine Gruppe muss bleiben.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Änderung gilt sofort; LOKI muss das Dokument dafür nicht neu verarbeiten. Verwalter können nur ihre eigenen Gruppen ändern; andere Gruppen sind gesperrt.
Dokumente aus überwachten Ordnern
Ein überwachter Ordner setzt bei jeder Synchronisierung seine eigenen Gruppen erneut. Eine dieser Gruppen hier zu entfernen, hält deshalb nicht an. Ändern Sie die Gruppen besser am Ordner selbst. SharePoint-Dokumente erhalten ihre Berechtigungen aus SharePoint.
Dokumente löschen
- Haken Sie in der Liste die Dokumente an. Der Haken in der Kopfzeile wählt alle Dokumente der aktuellen Seite.
- Klicken Sie auf die rote Schaltfläche, die dann erscheint.
- Bestätigen Sie mit Löschen.
Was Löschen bewirkt, hängt von Ihrer Rolle ab:
| Was passiert | |
|---|---|
| Administrator | Das Dokument wird endgültig aus LOKI gelöscht, mit allen Suchdaten. |
| Verwalter | Ist das Dokument auch für Gruppen freigegeben, die Sie nicht verwalten, entfernt LOKI nur Ihre Gruppen; für die anderen bleibt es erhalten. Verwalten Sie alle Gruppen des Dokuments, wird es endgültig gelöscht. |
Löschen Sie ein Dokument aus einem überwachten Ordner, setzt LOKI die Datei auf die Liste Ausgeschlossene Dateien des Ordners. So kommt sie bei der nächsten Synchronisierung nicht zurück. Wie Sie das rückgängig machen, steht unter Überwachte Ordner.
An der Quelle selbst, also im Ordner auf dem Server oder in SharePoint, ändert das Löschen in LOKI nichts.