Microsoft 365
LOKI mit Microsoft Entra ID verbinden – für die Anmeldung mit Microsoft, die Übernahme von Gruppen sowie SharePoint und Outlook.
Die Verbindung zu Microsoft 365 ist die Grundlage für alles, was LOKI mit Microsoft verbindet:
- Anmeldung mit Microsoft: Mitarbeitende melden sich mit ihrem Microsoft-Arbeitskonto an.
- Microsoft-Gruppen: LOKI übernimmt die Gruppen aus Microsoft Entra ID und hält sie aktuell.
- SharePoint und Outlook bauen darauf auf.
Sie finden die Einstellungen unter Integrationen auf der Karte Microsoft 365. Nur Administratoren haben Zugriff.
Was Sie von Ihrer Microsoft-Administration brauchen
Für die Verbindung braucht LOKI eine App-Registrierung in Microsoft Entra ID. Diese legt die Person an, die bei Ihnen Microsoft 365 verwaltet. Von ihr erhalten Sie die Tenant-ID, die Client-ID und ein Client-Geheimnis, für SharePoint zusätzlich ein Client-Zertifikat. Die Berechtigungen, die die App-Registrierung braucht, nennt das Dashboard auf den Seiten der einzelnen Integrationen.
Verbindung einrichten
Reiter „Verbindung“ öffnen
Öffnen Sie Integrationen › Microsoft 365, Reiter Verbindung.
Zugangsdaten eintragen
- Tenant-ID: die Kennung Ihres Microsoft-Mandanten.
- Client-ID: die Anwendungs-ID der App-Registrierung.
- Client-Geheimnis: der geheime Schlüssel der App-Registrierung. LOKI speichert ihn verschlüsselt und zeigt ihn danach nicht mehr an. Lassen Sie das Feld beim späteren Bearbeiten leer, bleibt das gespeicherte Geheimnis erhalten.
Zertifikat hinterlegen (für SharePoint)
Unter Client-Zertifikat (optional) wählen Sie die beiden Dateien aus, die Ihre
Microsoft-Administration erzeugt hat: den privaten Schlüssel (.key) und das Zertifikat
(.cer). Alternativ fügen Sie beides als Text ein. Das Zertifikat ist nur für SharePoint
nötig (siehe SharePoint).
Aktivieren und speichern
Haken Sie Aktiviert an und klicken Sie auf Speichern. Danach steht dort „Microsoft Entra ID ist konfiguriert.“
Ist Aktiviert angehakt, erscheint auf der Anmeldeseite von Chat und Dashboard die Schaltfläche Mit Microsoft anmelden. Nehmen Sie den Haken heraus, verschwindet sie wieder. Es können sich nur Konten aus Ihrem eigenen Microsoft-Mandanten anmelden.
Das Zertifikat im Blick behalten
Nach dem Speichern zeigt das Dashboard den Fingerabdruck des Zertifikats und wie lange es gültig ist:
- „Gültig bis …“: alles in Ordnung.
- „Läuft in … Tagen ab“: erscheint 30 Tage vor Ablauf. Besorgen Sie rechtzeitig ein neues Zertifikat und hinterlegen Sie es. Ein neues ersetzt das alte.
- „Am … abgelaufen“: SharePoint-Websitegruppen werden nicht mehr aufgelöst, und Dateien, die nur über solche Gruppen geteilt sind, findet niemand mehr.
Ein bereits abgelaufenes Zertifikat nimmt LOKI nicht an; das bisherige bleibt dann stehen. Mit Zertifikat entfernen löschen Sie es beim nächsten Speichern.
Anmeldung mit Microsoft
Meldet sich eine Person zum ersten Mal mit Microsoft an, legt LOKI automatisch ein Konto für sie an. Dieses Konto
- hat kein LOKI-Passwort; die Anmeldung läuft immer über Microsoft,
- erhält automatisch das Werkzeug SharePoint-Suche, bei jeder Anmeldung neu,
- sieht Dokumente und nutzt Werkzeuge über seine Microsoft-Gruppen und LOKI-Gruppen.
Automatische Gruppenzuweisung
Im Reiter Gruppen legen Sie unter Automatische Gruppenzuweisung fest, in welche LOKI-Gruppen neue Microsoft-Konten automatisch kommen. Wählen Sie für jede LOKI-Gruppe Keine, Mitglied oder Manager und klicken Sie auf Speichern.
Das gilt nur für Konten, die sich ab jetzt zum ersten Mal anmelden. Bestehende Konten ändert es nicht.
Microsoft-Gruppen
LOKI übernimmt die Gruppen aus Microsoft Entra ID regelmäßig, einschließlich verschachtelter Gruppen. Im Reiter Gruppen sehen Sie unter Microsoft-Gruppen jede Gruppe mit der Zahl ihrer Mitglieder und Dokumente. Ein Klick auf eine Gruppe zeigt ihre Dokumente.
Diese Gruppen sind nur zur Ansicht: Mitglieder pflegen Sie in Microsoft. Werkzeuge weisen Sie ihnen unter Gruppen zu.
Standard-Werkzeuge
Im Reiter Standard-Werkzeuge legen Sie fest, welche Werkzeuge jede Microsoft-Gruppe erhält, die LOKI zum ersten Mal sieht. Danach können Sie die Werkzeuge jeder Gruppe einzeln ändern.
Gibt es bereits Microsoft-Gruppen, fragt LOKI beim Speichern „Auch auf bestehende Gruppen anwenden?“:
- Nur neue Gruppen: Die bestehenden Gruppen bleiben, wie sie sind.
- Auch auf … bestehende Gruppen: Bestehende Gruppen erhalten neu hinzugefügte Werkzeuge, entfernte verlieren sie. Werkzeuge, die eine Gruppe einzeln bekommen hat, bleiben unverändert.
Vorsicht mit Outlook-E-Mails
Haken Sie Outlook-E-Mails bei den Standard-Werkzeugen an, erhalten die Mitglieder jeder neuen Microsoft-Gruppe Zugriff auf ihr eigenes Postfach im Chat. Das sollte eine bewusste Entscheidung sein.
Synchronisierung
Der Reiter Synchronisierung zeigt den Abgleich mit Microsoft Entra ID: wann er zuletzt lief und mit welchem Ergebnis. Mit Jetzt synchronisieren stoßen Sie ihn sofort an, etwa nachdem Sie in Microsoft Gruppen geändert haben. Die Anzeige ist dieselbe wie bei den überwachten Ordnern.
Läuft der Abgleich 24 Stunden lang nicht erfolgreich, warnt die Übersichtsseite. Bis er wieder funktioniert, erreichen gesperrte Microsoft-Konten und entzogene Gruppenmitgliedschaften LOKI nicht. Prüfen Sie dann mit Ihrer Microsoft-Administration, ob Client-Geheimnis und Berechtigungen der App-Registrierung noch gültig sind.